Normas de estilo de Grupo MPT
Normas de «Estilo» en el Correo electrónico para
[email protected]
Introducción.

Este documento intenta ofrecer una serie de recomendaciones básicas a la hora de enviar y recibir correo electrónico. El aceptar estas sencillas normas le garantizará el éxito en el intercambio de correo electrónico con el resto de usuarios Internet.

Pensar en el destinatario del mensaje.

No olvidar que el otro extremo hay también una persona.

A veces es fácil olvidar que hay personas al otro lado de la red. Si se abusa de la ausencia física posiblemente seremos menos ayudados cuando lo necesitemos. Antes de contestar a un mensaje de una forma visceral, si por cualquier motivo estamos alterados, es conveniente hacer una pausa y dejarlo para otro momento.

Ser breve.

Las frases breves tendrán más impacto que los largos párrafos, lo cuales, probablemente serán menos leídos.

Los mensajes electrónicos serán un reflejo de quién los escribe.

Las personas de la red nos conocerán por lo que escribamos y cómo lo hagamos. Se tendrá cuidado con el contenido y ortografía de lo que se escriba.

Use títulos descriptivos.

Los miembros de una lista tienen intereses muy diferentes, por tanto es conveniente poner un tema bien claro, explícito y pertinente en el campo «Subject:» o «Asunto:» de la cabecera del mensaje.

La línea «Asunto:» de un mensaje debe de ser lo suficientemente limitada y descriptiva como para que el receptor no pierda tiempo en decidir si lo lee o no.

Tamaño de los mensajes.

Hay que tener cuidado con el tamaño de los mensajes. Mensajes largos o con ficheros Word, Postcript o programas puede hacer su mensaje tan largo que tenga problemas de recepción, así como consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje.

Las aplicaciones Internet hay que conocerlas y usar cada una para la finalidad con la que fueron diseñadas. El correo electrónico debe de ser usado con tamaños de mensajes moderados pues para tamaños grandes es más útil usar FTP.

Envíos.

Antes de enviar un mensaje no sólo debes meditar el contenido, sino pensar en el destinatario o los destinatarios, al ser una lista de distribución. Dentro de lo posible, no incluyas mensajes adjuntos (attachments binarios: gif, jpeg, zip, etc.) sino no estás seguro que los receptores lo pueden visualizar. Internet ofrece otro tipo de aplicaciones para intercambiar información de este estilo. No está prohibido.

Es aconsejable asegurarse antes de enviar un mensaje que no sea texto, que utilizamos un formato de fácil apertura por todos por ejemplo, si deseamos enviar un fichero Word utilizaremos Word 2.0 en vez de Word 7.0. La mejor opción es enviarlo como Texto (.TXT)

Hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan su mismo cliente (programa) de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.

Por lo tanto no utilice formatos o codificaciones propios en los mensajes sino los compatibles de Internet, sobre todo los formatos y codificaciones estándar MIME.

Contestaciones en la lista.

Antes de contestar a una lista debes de tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Resumir lo que se está contestando.
  • La cita completa del mensaje anterior que está replicando es totalmente innecesaria, ya que ha sido recibido por el resto de miembros de la lista y no aporta nueva información. Por lo tanto se debe de citar sólo lo que se va a contestar.
  • Al contestar un mensaje es conveniente que el símbolo ‘>’ u otro, marque los puntos a los que se está respondiendo para que el receptor lo recuerde, no incluyendo todo el artículo. Se borra lo que no se responda ya que sino se rompe el argumento de respuesta.
  • La contestación deberá aparecer en la parte superior del mensaje de respuesta, así no obligamos a recorrer el mensaje hasta encontrar la respuesta.
  • Es necesario explicitar a quién se está contestando, sobre qué tema, y en qué momento de la conversación. Tener en cuenta que algunas veces Internet puede producir malas jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes, con lo que la secuencia de recepción puede perderse.
  • Envíe y Responda a temas individuales. Cada mensaje deberá contener o tratar un solo tema, a fin de delimitar el interés de los suscritos y hacer efectivo su campo «Subject:» o «Asunto:». Cuando responda, deberá hacerlo a cada mensaje individualmente, evitando en un solo mensaje genérico de título indefinido, dar respuesta u opinión a varios mensajes de temas diversos.
  • Si la contestación es personal, lo adecuado es enviar el mensaje a la persona en cuestión. No envíes mensajes personales a una lista y evita los diálogos «uno a uno», que pueden no interesar a la mayoría.
  • Responde a cuestiones planteadas en la Lista con hechos probados no con argumentos que los hayas oído de otros.
  • Infórmese antes de que las consultas no ha sido respondidas por más personas. Suele enojar a la gente ver una y otra vez una misma repuesta. Lo más probable es que las cuestiones sencillas hayan sido respondidas con anterioridad.
  • Lo más fácil para responder a una cuestión planteada en esta Lista es usar la función RESPONDER a TODOS los destinatarios de la interfase de E-mail. HAZ UNA PAUSA ANTES DE ENVIAR UNA RÉPLICA A UNA LISTA ya que puedes estar enviando la respuesta al propio usuario únicamente, en vez de a la Lista.
Participación.

Intenta participar de forma adecuada en las listas. NO te limites a escuchar. APORTA tus opiniones. Es la mejor forma de enriquecer los debates.

Es recomendable que permanezca una mínima temporada leyendo los temas que se tratan en la lista, antes de participar esté una temporada «escuchando» en la lista, para tener información de la orientación de la misma.

Rigor.

Aportar los hallazgos.

Cuando se solicita información de alguien de un grupo, es cortesía proporcionar las repuestas obtenidas a los demás personas de ese grupo. La mejor forma de hacerlo es reunir todas las respuestas en un artículo y enviarlo al grupo.

Apropiación de ideas.

En los casos en los que se usan comentarios, ideas o material de otras personas para aportarlo a un Lista, se deberían de mencionar la procedencia.

Derechos de autor y licencias.

Cuando se envía algo a la red, la información es de dominio público. Hay que ser consciente del efecto que puede causar el material que está restringido al ámbito del centro o la empresa.

Uso de siglas.

En el caso de utilizar siglas de instituciones etc., vale la pena tener la amabilidad de explicar su significado en la primera aparición de vuestro contexto.

Criterios científicos en las listas de distribución.
  • Ser todo lo crítico que se pueda con uno mismo antes de enviar una aportación.
  • Hacer el máximo esfuerzo por detectar errores.
  • Buscar contra-argumentos y contraejemplos.
  • Evaluar su interés general.
  • Constatar que tiene una calidad similar o superior a la mayoría de las aportaciones.
  • Acompañar las afirmaciones que se realicen de su correspondiente explicación y, en su caso, de su breve descripción e incluso, a ser posible, predicción contrastable. No hacer afirmaciones vacías de contenido o meros enunciados de ideas. Todo lo que se escribe tiene que estar argumentado.
  • Precisar las fuentes de las informaciones como si se tratase de una publicación científica. Al referirse a libros, revistas, direcciones Web, etc., deben proporcionarse los suficientes datos como para que cualquier lector pueda acceder directamente a ellos y constatarlos por sí mismo.
  • Ser altamente crítico con los mensajes de los demás y buscar permanentemente el mejorar sus contenidos. Esto debe hacerse con un lenguaje sumamente respetuoso, nunca hiriente ni descalificador. Se asume que la imperfección y el error es la situación normal. Los que participan tienen que considerar que una crítica bien fundada es un gran regalo intelectual, por lo que han de estar agradecidos a quien se la realiza.

Cumplir con estas nueve reglas mínimas de rigor científico puede parecer al principio algo complicado, pero tras un cierto entrenamiento es posible escribir mensajes con fluidez y rapidez.

Longitud de las líneas de los mensajes.

Hay que configurar las líneas de los mensajes a menos de 80 columnas. 75 es un número aceptable. Este tema depende de varios factores que hay que ajustar: resolución de la pantalla (píxels horizontales), el tamaño de la letra, tamaño de la ventana y configuración del cliente de correo electrónico.

Los clientes de correo electrónico que tengan la opción de formatear las líneas de un mensaje al leerlos y/o enviarlo sería interesante definirlo a 75 para dar un poco de margen a otros paquetes de correo utilizados por los destinatarios de sus mensajes.

Si el texto no se reorganiza y visualiza líneas muy largas (que se salen por la parte derecha de la pantalla) tal vez sea porque su programa de correo electrónico es obsoleto o malo, y no tiene capacidad para reorganizar el texto; pero también es posible que se pueda modificar alguna opción de la configuración para que realice la adaptación.

La opción más sensata y que no conlleva mucho esfuerzo es formatear el mensaje a mano.

Firmas automáticas.

Es interesante la incorporación de firmas automáticas con información adicional. Las firmas deben ser lo más concisas posible aunque quizás más de 10 líneas empieza a ser molestas. Por supuesto las firmas no deben ser ficheros anexos.

Es muy interesante que en la firma la primera línea sea — (dos guiones), son caracteres entendidos por muchos servidores automáticos (servidores de listas, etc.) como el comienzo de la firma. Así, por ejemplo, una firma podría ser:

Grupo MPT

Responsable de Montaña Para Todos

Otros consejos.
  • La inclusión de frases con letras mayúscula en un mensaje indica que está gritando.
  • Utilice símbolos para enfatizar palabras o frases. Puedes utilizar el símbolo * para decir *esto es muy importante* o _remarcar esto otro_.
  • Cuidado con el humor y sarcasmo. Si el idioma del mensaje no es el nativo, pueden ser mal interpretadas las palabras. Hay que asegurarse que las expresiones divertidas, no sean entendidas de forma errónea.
  • La red tiene desarrollados unos símbolos para apoyar el significado de las palabras. Use smileys para indicar el tono de voz. Pero úselos con mesura. P.e. «:-)» quiere decir algo gracioso o «;-)» si algo es pícaro etc.
Cabeceras de los mensajes.

Las cabecera de los mensajes ofrece información al receptor de un mensaje sobre quién lo envía. Las cabeceras que hay que afinar como mínimo son:

Cabecera «From:» es la principal y que los receptores leerán para saber quién es el emisor del mensaje. Los formatos de la cabecera From son:

(1) From: Tu_nombre Tus_apellidos

(2) From: [email protected] (Tu_nombre Tus_apellidos)

Es COMPLETAMENTE ilegal colocar caracteres no ASCII en la parte «login» y/o «dirección» de la cabecera From.

Es correcto y legal (RFC-2047) pero actualmente poco recomendable colocar caracteres no ASCII en la descripción de «Tu_nombre Tus_apellidos».

La colocación de caracteres no ASCII en el campo From o en el Subject puede acarrear problemas debido a:

  • Estafetas intermedias (MTAs) obsoletas o mal configuradas que no sigan las normas (RFC-2047).
  • Clientes de correo (UAs) que no implementen de forma correcta las especificaciones (RFC-2047).
  • IMPORTANTE: Si se decide utilizar caracteres no ASCII en alguna de las cabeceras de un mensaje NUNCA DEBEN LOCALIZARSE ENTRE » » (comillas dobles).
Envío de mensajes no ASCII.

Antes de enviar mensajes se debe estar seguro que se tiene bien configurado el cliente de correo; para ello se debe revisar:

  • Configuración MIME.
  • Que no se introducen formatos extraños.
  • Que no se adjuntan automáticamente ficheros extraños.

Formatos

Se deberá de desactivar cualquier opción que por defecto envíe los mensajes en formato HTML tal y como implementan algunos paquetes de correo electrónico.

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